Avviso whistleblowing

In relazione all’entrata in vigore del decreto legislativo whistleblowing, CARZOOON rende disponibili con il presente avviso le informazioni basilari ai segnalanti per effettuare

segnalazioni passibili di ricadere nel perimetro di applicazione del citato decreto:

RIFERIMENTI DI CONTATTO

Per informazioni di tipo generico NON correlate cioè a segnalazioni specifiche oppure per tematiche attinenti la gestione privacy del trattamento è possibile rivolgersi

all’indirizzo e-mail [email protected] oppure al numero +39 3351557910 .

COSA E’ POSSIBILE SEGNALARE

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;

• violazione dei protocolli etico/comportamentali adottati da CARZOOON

• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati

finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente;

radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della

vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea (es. frodi, alla corruzione e a qualsiasi altra attività illegale connessa alle spese dell’Unione);

• atti od omissioni riguardanti il mercato interno (es. violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);

• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione (es. le pratiche abusive quali definite dalla giurisprudenza della

Corte di Giustizia dell’Unione).

CHI PUO’ EFFETTUARE LA SEGNALAZIONE

• i dipendenti;

• coloro che hanno instaurato rapporti giuridici diversi da quelli di lavoro in senso stretto quali ad esempio consulenti, collaboratori, volontari, tirocinanti, azionisti,

persone non dipendenti ma con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Non possono invece utilizzare questo canale i clienti o visitatori o soggetti diversi da quelli sopraindicati. Per essi sono previste metodiche di segnalazione di altra natura che

esulano dal perimetro di applicazione della disciplina del whistleblowing.

COME FARE LA SEGNALAZIONE

Tramite invio postale tradizionale (anche senza RR):

1. Inserire in una prima busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “dati del segnalante” i dati identificativi indicati dal modulo 1 per la segnalazione

2. inserire in una seconda busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “dati attinenti la segnalazione” i fatti alla base della segnalazione utilizzando il modulo 2 per la

segnalazione.

3. inserire in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata al Gestore whistleblowing” entrambe le buste e inoltre la stessa all’indirizzo della sede

CARZOOON

Tramite contatto telefonico con il Gestore whistleblowing:

1. Contattare il Gestore whistleblowing al numero telefonico sopraindicato

2. Autorizzare o meno al Gestore whistleblowing la registrazione della telefonata. Ove non sia possibile registrare la telefonata, il segnalante dovrà confermare i dati che

verranno raccolti durante la telefonata e a lui inoltrati dal Gestore whistleblowing

3. Esporre al Gestore whistleblowing l’oggetto della segnalazione unitamente ai dati che il gestore stesso provvederà a chiedere utilizzando lo schema di raccolta dati

indicato dalla modulistica di segnalazione per il segnalante.

Tramite appuntamento in persona:

1. Contattare il gestore del whistleblowing ai riferimenti di contatto sopraindicati e concordare con egli data, ora e luogo dell’appuntamento. Si ricorda che la prassi

adottata da CARZOOON non prevede l’uso di locali diversi da quelli disponibili presso la sede.

2. Recarsi all’appuntamento avendo cura di portare con se ogni materiale utile a circostanziare i fatti e agevolare l’accoglimento e la successiva istruttoria della pratica.

3. Esporre al Gestore whistleblowing i fatti e dati attinenti la segnalazione eventualmente integrando le informazioni con quanto richiesto dal gestore stesso.

4. Sottoscrivere il verbale dell’incontro nel quale il gestore whistleblowing avrà riportato il resoconto di quanto segnalato.

Tramite contatto diretto con ANAC

Il canale gestito direttamente dall’ANAC, ai sensi della normativa vigente, può essere utilizzato solo in mancanza di possibilità di uso dei canali diretti sopraindicati dovuta ad

assenza o mancata risposta dagli stessi, evidente conflitto o sospetto di collusione dei soggetti coinvolti con il Gestore whistleblowing. La segnalazione può essere effettuata

tramite accesso diretto alla pagina web dell’Authority dedicata a tale argomento: https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/ .

Tramite divulgazione pubblica

I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica solo quando:

• la persona segnalante non ha avuto riscontro dalla segnalazione interna e da quella fatta ad ANAC;

• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione verso ANAC possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione

delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la

segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Tramite denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile

Resta ferma per il segnalante la possibilità di effettuare denunce all’autorità giudiziaria e contabile, nei termini e modalità previste dalle stesse.

TUTELA DEI SEGNALANTI E DEI SEGNALATI

CARZOOON si impegna:

• proteggere l’identità di tutti i soggetti coinvolti

• non applicare alcuna azione ritorsiva nei confronti dei segnalanti;

• dare riscontro ai segnalanti di presa in carico della segnalazione entro 7 giorni dalla ricezione della stessa da parte del Gestore whistleblowing ;

• aggiornare i segnalanti sull’avanzamento della pratica ogni 3 mesi e alla conclusione della stessa.

Le tutele di cui sopra potranno venir meno qualora venga accertata, anche con sentenza di primo grado la responsabilità penale del segnalante per i reati di diffamazione o di

calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile oppure la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo

o colpa grave.

INFORMATIVA PRIVACY

Ai sensi della normativa vigente in materia di privacy e di whistleblowing si informano gli interessati che:

• CARZOOON è il titolare del presente trattamento di gestione whistleblowing. Per ogni informazione attinente il trattamento nonché per contattare titolare,

responsabile del trattamento, DPO oppure per l’esercizio dei diritti riconosciuti dalla normativa vigente, l’interessato potrà rivolgersi ai riferimenti di contatto sopracitati

• il trattamento persegue la finalità di raccolta e la successiva gestione delle segnalazioni necessarie per avviare e, ove applicabile, gestire le pratiche di accertamento dei

fatti segnalati con la correlata adozione degli eventuali provvedimenti

• il trattamento viene svolto con condizione di liceità riconducibile ad “obbligo legale del titolare” e, ove successivamente richiesto dalle lavorazioni, “consenso” ed è

motivato dalle indicazioni giuridiche provenienti dal GDPR e Dlgs 196/03 (c.d. “GDPR”), dal Dlgs 51/2018 nonché dal Dlgs 24/2013 (c.d. decreto “whistleblowing”)

• i dati oggetto di lavorazione attengono i dati indicati nella modulistica di raccolta dati di segnalazione e attengono dati anagrafici e di contatto dei soggetti coinvolti

nonché dati attinenti i fatti segnalati. I dati saranno trattati con modalità manuali e con limitato utilizzo di strumenti software tipicamente di office automation

utilizzando i più attuali sistemi di sicurezza ispirati dalla regolamentazione applicabile nonché dalle più note best practice attinenti. E’ previsto un termine massimo di

conservazione di 5 anni dalla conclusione della pratica fatti salvi i maggiori obblighi derivanti da imposizioni delle Authority o, in caso di contestazioni, per il termine

prescrizionale previsto dalla normativa vigente.

• I dati saranno gestiti in Italia, non subiranno azioni di diffusione né di profilazione e saranno comunicati unicamente ai soggetti interni o esterni incaricati delle

lavorazioni, impegnati alla riservatezza e specificatamente incaricati ai sensi dell’art. 28 del GDPR. Ove si rendesse necessaria la comunicazione dei dati alle Autorità di

Vigilanza e Ordine Pubblico nonché, ove nominato, all’ODV 231/01, essi tratteranno le informazioni in qualità di Titolari autonomi.